Raision Rinkka kutsui päättäjät ruudulle

Kuvituskuva (Pixabay.com)

Teksti: Tarja Aittala

Raision Rinkka päätti viime vuoden lopulla tarttua Suomen Ladun kampanjaan kutsua päättäjä ulos. Alkuperäinen suunnitelma oli kutsua päättäjiä Pähkinämäen ulkoilumajalle keskustelemaan ulkoilun edistämisasioista vähän ennen kuntavaaleja 2021. Koronarajoitusten takia kokoontumista ulkona ei kuitenkaan voitu järjestää. Koska suunniteltua tilaisuutta ei haluttu siirtää tai peruuttaa, päädyimme innovatiivisesti kokeilemaan, miten ulkoilun edistämisasioista keskustelu onnistuu virtuaalivälitteisesti. Ja onnistuihan se.

Tilaisuuden suunnittelu – monia asioita huomioitiin

Hyvissä ajoin ennen tilaisuutta sovimme, mihin asioihin keskitymme ja keitä yhdistyksestä tilaisuuteen osallistuu. Aikaa varasimme tunnin verran. Harjoittelimme myös keskenämme Google Meetin käyttöä ja sovimme, kuka keskustelua johtaa, miten yhdistyksen muut osallistujat osallistuvat ja kuka seuraa tekniikkaa.

Mietimme tarkkaan, keitä tilaisuuteen kutsutaan. Kutsulistalle päätyi sekä kaupunkia edustavia viranhaltijoita että valtuustossa vaikuttavia kuntapäättäjiä. Kutsu tehtiin Canva-ohjelmassa ja lähetettiin sähköpostitse hyvissä ajoin ennen tilaisuutta. Tilaisuuden osallistumislinkki teknisine ohjeineen toimitettiin omana viestinään ilmoittautuneille vähän ennen tilaisuuden ajankohtaa.

Tilaisuuden kulku

Aluksi kerrottiin lyhyesti Google Meetin tärkeistä toiminnoista ja muistutettiin, miten toimia, jos yhteys katkeaa. Puheenjohtajamme esitteli yhdistyksen muutaman esitysdian verran ja sen jälkeen siirryttiin itse asiaan. Olimme sopineet, että keskitymme tunnin tilaisuudessa edistämään ulkoilumajamme ja sen ympäristön olosuhteita. Tätäkin olimme ennalta miettineet tarkkaan: mitä korjauksia vuonna 1946 rakennettuun majaan, sen muihin rakennuksiin ja ympäristöön haluamme. Majan olosuhteita esittelimme aiemmin otettujen valokuvien pohjalta. Esitellyt valokuvat näkyivät ruudulla hyvin – ensin yleiskuvaa ja sitten yksityiskohtia. Keskustelu kävi vilkkaana puolin ja toisin. Vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja kertoi myös miten kaupunki satsaa ulkoilureitteihin ja ulkoilun edistämiseen tulevana vuonna.

Keskustelu tilaisuudessa mielestäni sujui hyvin ja luontevasti. Tilaisuudesta jäi hyvä fiilis ja sellainen olo, että saamme ulkoilumajan olosuhteisiin niitä parannuksia, joita esitimme. Myös kutsutut päättäjät kiittelivät ja totesivat tilaisuuden olleen hyvä.

Vastaavaa tilaisuutta suunniteltaessa kannattaa huomioida nämä

• Aloittakaa suunnittelu ajoissa.
• Osallistujat eivät jaksa olla aktiivisia virtuaalitilaisuudessa pitkää aikaa. Tunnin kestoinen tilaisuus on riittävä. 
• Miettikää, mihin asioihin tunnin tilaisuuden aikana keskitytään: mitä yhdistys haluaa edistää ja miten. Arvailujen varaan ei kannata perustaa, vaan kertoa perusteltu oma ehdotus. 
• Osallistujat kannattaa valita sekä viranhaltijoiden että varsinaisten päättäjien joukosta. Varsinaisia päättäjiä kunnissa ovat valtuustoon vaaleissa valitut edustajat, esimerkiksi valtuustoryhmien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat voivat olla hyvä valinta. 
• Tilaisuuden kanssa kilpailevat myös muut ilta-aikaan sijoittuvat tilaisuudet ja kokoukset. Kaupungin tai kunnan kokouskalenteria kannattaa etukäteen tutkia – mihin päiviin valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien kokoukset ajoittuvat. Jos mahdollista, niitä päiviä ei kannata valita.
• Tehkää kutsu houkuttelevaksi ja lähettäkää se sähköpostitse hyvissä ajoin. 
• Lähettäkää omana viestinään vähän ennen tilaisuutta kokouslinkki ja tekniset ohjeet. Ohjeissa on hyvä mainita, kuka antaa teknistä tukea, jos sitä tarvitaan. 
• Sopikaa rooleista. Keskustelua johtava ja osallistujia puhuttava henkilö keskittyy omaan rooliinsa. Muistion kirjoittamiseen ja tekniikan tai tsätin seuraamiseen kannattaa valita omat henkilönsä. 
• Olkaa ajoissa paikalla! Virtuaalitilaisuus kannattaa avata hyvissä ajoin, jotta aikaa jää äänen ja kuvan testaamiselle sekä ns. lämmittelevälle jutustelulle ennen varsinaisen tilaisuuden alkua.
• Muistakaa lähettää muistio kaikille osallistujille tilaisuuden jälkeen. 
• Muistakaa kiittää osallistujia. Jos kyseessä on ollut konkreettisia ehdotuksia, esimerkiksi meillä ulkoilumajan parannuksia, voi osallistujat kutsua katsomaan parannettuja olosuhteita paikan päälle sopivana hetkenä. Tehdyn työn tulosta on aina mukava tarkastella.